איך עובדת חשבונית אונליין? מי צריך את זה ולשם מה? כל התשובות לכל השאלות של כל בעל עסק צריך לדעת!
הנפקה של חשבונית מקוונת דרך חשבונית אונליין היא תהליך מאוד דומה לחשבוניות הנייר שכולנו מכירים כאשר רוכשים מוצר או שירות מבית עסק מוכר וחוקי. ההבדל היחיד הוא כמובן הפורמט – זה בנייר וזה באונליין דרך הטלפון או המחשב.
מי צריך להשתמש בחשבוניות אונליין?
היום בתי עסק, אנשי מקצוע ועוד משתמשים עם חשבונית אונליין כדי להנפיק ללקוחות שלהם חשבוניות עם אותו המידע אך בפורמט דיגיטלי. יש מגוון גדול של חשבוניות אונליין בהם אפשר לבחור תבנית ולהוסיף את פרטי החיוב השונים. לאחר הפקת החשבונית, התוכנה מודיעה ללקוח במייל על הנפקת החשבונית ושליחתה. הלקוח יכול לצפות בחשבונית באופן מיידי ואז לשלם בצורה דיגיטלית במקום הפעלת תשלומים מקוונים בדרך אחרת.
למה כדאי לעשות את זה?
חשבונית אונליין מייעלת תהליכים עבורכם גם בהיבטים של תהליך החיוב עצמו. המערכות השונות מסוגלות לעקוב אחר החשבוניות הפעילות ויכולות להגיד לכם מתי לקוח ספציפי צפה בחשבונית. ניתן יהיה אף לשלוח תזכורות כאשר תאריך היעד קרב. ניתן למיין חשבוניות לפי רשומות של כאלה ששולמו ולא שולמו. בנוסף, הנהלת חשבונות אונליין מאפשר לכם להגדיר חיוב חוזר, כך שאתם לא צריכים לדאוג לגבי הפעלת חשבוניות חדשות בשל שירותים חוזרים.
מהם היתרונות של חשבונית מקוונת?
חשבונית אונליין מקנה לעצמאיים ובעלי עסקים קטנים ובינוניים מספר יתרונות ייחודיים. דבר ראשון שאפשר לציין זה קבלת לקוח מיידית. לקוחות מקבלים את חשבונית באופן מיידי והם יכולים לקרוא אותה ולשלם דרך הטלפון הנייד או המחשב, תוך קיצור זמן האספקה של שיטות לא דיגיטליות אחרות. כך גם התשלומים שלכם מהירים יותר. הוספת קישור בחשבונית לתשלום באינטרנט לא רק שנוחה ללקוחות, אלא גם טובה להזרמת המזומנים לעסק שלכם – אתם רואים את הכסף נכנס בו במיידית במקום שתצטרכו להמתין.
כל הרישומים נוחים, מסודרים, מאורגנים ויעילים במיוחד. ישנן תוכנות עם אפשרויות רבות מקוונת שמשתלבות עם ארגוניות להנהלת חשבונות ומאחדות את כלל ניהול הרישומים במקום אחד, במקום שתצטרכו להתרוצץ ולאגד אותם בעצמכם. תוכלו כך לחסוך זמן יקר במקום לבזבז זמן על מעקב אחר החשבוניות שכבר שולמו ולהפריד אותם מאלה שעדיין לא שולמו.
האם זה עולה כסף?
תוכנות הנהלת חשבונות אונליין מסוימות יכולות להיות בחינם או בתשלום, וגם כאלה שהן בחינם יש בהם כל מני פיצ'רים, תכונות ואפשריות מתקדמות שבכדי להשתמש בהם תצטרכו לשלם. תצרכו לשקול האם זה משתלם לכם ואיפה כמובן לעשות, מה אתם מקבלים בתמורה ועוד.
דברים שחשוב לזכור
שימו לב שלפעמים מסנני דואר זבל יכולים להסתיר חשבוניות אצל לקוחות. שליחת חשבוניות אל הדוא"ל עלולה להסתכן בתיוג כדואר זבל ובסינון מתיבת הדואר הנכנס אצל הלקוח, מה שיוצר התעלמות בלי כוונה. מלבד זאת, שימו לב עם אילו לקוחות אתם עובדים – חלק מהם עדיין רגילים לפורמטים הרגילים בנייר ולא בחשבוניות דיגיטליות.
בחירה של הנהלת חשבונות אונליין צריכה להיעשות בצורה חכמה ומוקפדת!